L'AX est administrée par un conseil d’administration composé de 24 membres :
- 22 élus au scrutin secret chacun pour quatre ans par l’assemblée générale
- le président de la fondation de l’X et le président de l’École polytechnique
Le conseil d’administration met en œuvre les orientations stratégiques décidées par l’assemblée générale. Il gère et administre l’association conformément à ces orientations et aux décisions budgétaires votées :
- arrête les projets de délibération soumis à l’assemblée générale ;
- prépare le budget prévisionnel de l’association à soumettre à l’approbation de l’assemblée générale ;
- arrête les comptes, les soumet à l’approbation de l’assemblée générale et propose l’affectation du résultat ;
- soumet la création de groupes agréés à la ratification de l’assemblée générale ;
- accepte les donations et les legs dans les conditions prévues à l’article 910 du Code civil.
Le conseil d’administration se réunit au moins cinq fois par an à l’initiative de son président, et au moins une fois par semestre, ou sur la demande du quart de ses membres ou du quart des membresde l’association.
Son ordre du jour est réglé par le président ; celui-ci est tenu d’y faire figurer toute question dont l’inscription lui est demandée au moins deux semaines avant la séance par le quart des administrateurs.
Les décisions du conseil sont prises à la majorité des membres présents ou représentés.
En cas de partage égal des voix, celle du président est prépondérante.
Il est tenu procès-verbal des séances.
Les procès-verbaux sont signés par le président de séance ou le secrétaire général.
Les membres du conseil d’administration ne peuvent recevoir aucune rétribution à raison des fonctions qui leur sont confiées.
Les membres du conseil d’administration sont tenus à la discrétion à l’égard des informations présentant un caractère confidentiel et de celles données comme telles par son président.
L’association veille à prévenir et à gérer toute situation de conflit d’intérêts réel, potentiel ou apparent, pouvant exister entre ses intérêts et les intérêts personnels ou professionnels de l’un de ses administrateurs.
Lorsqu’un administrateur a connaissance d’un conflit d’intérêts, réel, potentiel ou apparent, dans lequel il pourrait être impliqué, il en informe sans délai le conseil d’administration et s’abstient de participer aux débats et de voter sur la délibération concernée.
Le conseil d’administration choisit chaque année parmi ses membres, au scrutin secret, lors de la première séance qui suit son élection, un bureau composé d’un président, de trois vice-présidents, d’un secrétaire général et d’un trésorier.
Le bureau est élu chaque année à chaque renouvellement partiel du conseil d’administration.
Le bureau instruit toutes les affaires soumises au conseil d’administration et suit l’exécution des délibérations.
Le président représente l’association dans tous les actes de la vie civile.
Il décide des dépenses conformément aux orientations délibérées par l’assemblée générale et dans la limite du budget voté.
Source : extraits des statuts
Conseil d'administration de l'AX, site AX